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Chargé de relation presse : établir et garder le contact en Grande Région

Le métier de chargé de relation presse est souvent mal connu. Il n’est pourtant pas rare qu’à un moment donné, un professionnel du métier ait permis de faciliter cette relation si particulière entre la presse et les entreprises ou institutions qui communiquent.

Pour mieux comprendre ce métier, Ludivine Plessy, directrice de l’agence Keepcontact, a accepté de nous dévoiler le rôle et les différents aspects de la profession, mais aussi de préciser l’intérêt de recourir à une agence de relations presse régionale.

Une conférence de presse à Amnéville - Photos : conférence de presse "Les 2000 Choristes"

L’agence Keepcontact a notamment eu en charge la communication de l’évènement « Les 2000 choristes », organisé par l’association Résonances Lorraines fin 2011.

Relations presse : focus sur le métier

Le métier est né aux Etats-Unis, après la crise de 1929. Il était à l’époque associé à du lobbying, et a depuis évolué pour se détacher de cette image de plus en plus négative, et d’une toute autre utilité.

L’existence même du métier répond à un besoin de coordonner les relations entre la presse et les professionnels. Il s’agit de transmettre des informations aux médias, entreprises ou institutions, avec tout le savoir-faire que cela demande.

Dans un second temps, il s’agit aussi de fluidifier les flux et les échanges entre les différentes parties : informations complémentaires, photographies, vidéos, nouvelles rencontres, visites… Les demandes peuvent être diverses.

Une phase où une agence telle que Keepcontact fait aussi fonction de « filtre accélérateur », afin de n’encombrer ni les clients, ni la presse, avec des masses d’éléments et de contacts potentiellement perturbateurs, inutiles et générateurs de perte de temps.

En constituant un interlocuteur unique parfaitement identifié – et central – pour toutes les parties, le gain de temps et la réactivité permettent à chacun de se concentrer sur son propre métier.

Un métier de communication à ne pas confondre avec la publicité. Ludivine Plessy, créatrice de l’agence Keepcontact, précise :

« Pour la communication vers la presse, nous refusons la diffusion de messages à connotation publicitaire, c’est le travail des régies mais pas le nôtre.

Nous conseillons donc nos clients pour bien faire la part des choses, et donner du sens et de l’utilité à cette séquence particulière d’échanges avec les professionnels de l’information. »

Le travail d’une agence de RP est donc de faire connaître, prioritairement aux journalistes, les informations relatives à l’entreprise ou à l’entité qui communique, comme par exemple le changement d’un directeur, la sortie d’un produit, ou encore l’implantation d’une société dans la région. La cible n’est jamais le grand public en direct.

« Lorsqu’il y a mise en relation directe, on parle de relations publiques », nous informe la directrice de Keepcontact. Cette activité parallèle faisant bien évidemment partie des compétences de son agence.

Les contrats d’une agence peuvent être ponctuels ou annuels. L’agence répond parfois à des demandes suite à un évènement spécifique. Ce fut le cas avec Résonances Lorraines, qui souhaitait professionnaliser sa communication presse, pour l’évènement « Les 2 000 Choristes ».

Accueil des médias lors de la conférence de presse des "2000 Choristes"

Dans ce cas spécifique, Keepcontact a eu en charge la sélection des médias, la rédaction du dossier de presse, sa diffusion. L’agence a suivi les informations publiées par les journalistes pour amener un retour à l’association.

Pour les « 2 000 Choristes », Keepcontact a dû aussi organiser la conférence de presse. Le jour même de l’évènement, l’agence a géré la salle de presse et la coordination des interviews des artistes.

Ce travail se fait en accord avec les managers des artistes. Dans ce cadre, les « guest stars » étaient Garou, Tina Arena et Marina D’Amico. Les relations avec les managers sont souvent plus complexes qu’avec les artistes.

« Les artistes refusent rarement des entretiens, ils ne savent souvent pas dire non. Les managers sont là pour faire respecter un calendrier et viennent replacer les limites. »

explique Ludivine.

En plus de savoir diffuser une information, le cas des conférences de presse demande des qualités d’accueil et d’organisation. Le client s’adresse directement à la presse, l’évènement doit être cadré et préparé. Pendant et après la conférence de presse, l’agence doit faciliter la suite des contacts, et piloter les échanges au niveau des demandes de précision.

S’ensuit la mise en place une veille, pour les articles publiés par les journalistes présents (ou non). Ces articles sont rassemblés et fournis au client, pour une analyse de la réception du message.

A la différence du lobbying, le chargé de relation presse n’est pas responsable du résultat mais uniquement des moyens employés pour la communication. Cela-dit, il arrive que l’attaché de presse doive recontacter un journaliste, lorsque l’article paru s’éloigne des informations transmises.

La limite dans le contrôle de l’information diffusée doit être bien définie. Il ne s’agit pas ici de faire paraître uniquement ce que le client veut, mais simplement de savoir corriger les incompréhensions lorsqu’il y en a. « C’est une question de savoir-être » explique Ludivine Plessy. Le contact doit rester respectueux et cordial, cela nécessite une certaine « intelligence émotionnelle » pour reprendre les termes de la jeune femme. 

« La relation presse, c’est d’abord de la relation humaine ».

Cela peut paraître simple, car effectivement, cette relation constitue le fil rouge d’une prestation. Mais on comprend bien que la trame de compétences sur laquelle on s’appuie dans ce métier, de la préparation en amont à la finalisation en aval, demande bien plus que la simple capacité à « tailler une bavette ».

Des qualités bien précises pour faire ce métier

Les qualités requises pour réussir dans ce métier sont donc avant tout humaines.

Les RP demandent une bonne compréhension de l’autre, de la psychologie, de la patience et un calme à toute épreuve. Au-delà même des médias, le chargé de relation presse doit savoir préparer son client à un entretien et le rassurer.

Evidemment, il faut également connaître son sujet, étudier le marché sur lequel travaille son client, et savoir servir de « tampon » lorsque cela s’avère nécessaire.

En terme de formation, des écoles de communication, privées ou publiques existent en France, le cursus universitaire n’est pas la voie la plus évidente. Il est également possible d’évoluer en interne, grâce aux expériences personnelles. Car ce métier requiert de l’expérience, les erreurs de communication pouvant coûter très cher.

Pour prendre le cas de Ludivine Plessy, ce métier est une reconversion. La jeune femme avait en poche un BTS Action Commerciale et a su faire ses preuves sur le terrain dans un groupe de presse. Nancéenne d’origine, elle a accumulé les expériences, principalement au Luxembourg, et a rapidement évolué.

« Au Luxembourg, j’ai très vite atteint des postes de cadre, on ne m’a jamais dit que je n’avais pas assez de diplômes. En Lorraine ça n’aurait peut être pas été si simple et si rapide ».

Les relations sont au centre de la réussite. Il est souvent question de réseau professionnel, un réseau qui se construit et s’entretient et nécessite une présence forte sur le terrain. Le métier demande aussi une grande connaissance de soi, du dynamisme et surtout des considérations morales.

« On ne s’improvise pas attaché de presse, il y a des règles à respecter pour pouvoir perdurer. »

Quel intérêt de recourir à une agence de relations presse ?

Si les sociétés ou institutions font appel à une agence telle que Keepcontact, c’est parfois par manque de professionnalisation dans leur communication, mais aussi du fait qu’une agence dispose d’une connaissance poussée des supports, des contacts réguliers qu’elle entretient avec eux, et de sa compréhension des « codes » du secteur.

Conférence de presse "Les 2000 Choristes"

L’apport majeur au client est le contrôle de son image. Certains professionnels n’ont pas les compétences pour maîtriser la communication avec la presse. L’agence doit pallier à ce manque et permettre à son client de garder le contrôle de sa communication externe, qui participe largement à la réputation et au succès de son entreprise.

On fait appel à une agence, par exemple, lorsqu’il s’agit de rédiger un communiqué ou un dossier de presse, organiser une conférence de presse ou gérer des interviews.

Pour les institutions, le travail est plus protocolaire, plus rigide. Keepcontact agit plus souvent ponctuellement pour ces instances. Le protocole peut comprendre des jours précis de diffusion de l’information, ce qui demande à l’agence d’être prête au moment donné, et d’anticiper toutes sortes de problèmes techniques qui pourraient engendrer un retard.

Certaines instances peuvent aussi vouloir mettre en place un embargo sur des informations.

« Un embargo consiste à envoyer l’information à la presse, en exigeant qu’elle ne soit pas publiée dans l’immédiat. »

Ce peut être suite à la demande d’un client, qui, pour diverses raisons, ne souhaite pas faire connaître certaines données au grand public avant une date précise. Envoyer l’information par anticipation, mais avec cette restriction, permet aux journalistes de traiter le document dans un temps plus large, de mieux l’analyser et de préparer un papier plus construit ou encore de publier l’information au bon moment.

Il est donc important d’avoir une bonne connaissance des médias et de ses rouages. Il arrive fréquemment que des journalistes deviennent attaché de presse grâce à leur maîtrise du secteur.

Un métier, une passion

Après plusieurs années dans un groupe de presse, Ludivine Plessy a monté son projet d’entreprise pendant qu’elle était salariée au sein d’un grand groupe du secteur de l’intérim dont elle gérait la communication. KeepContact a vu le jour en 2007, l’agence compte aujourd’hui quatre personnes et regroupe (en plus du Français) des compétences linguistiques en anglais et allemand, qui lui permettent d’être active dans toute la Grande Région.

Ludivine Plessy, directrice de l'agence Keepcontact

Les structures qui font appel aux services de son agence sont des entreprises privées (banques, assurances, télécom), des institutions (commission européenne) ou encore des associations comme Résonances Lorraines.

Ludivine Plessy s’est investie dans cette voie par passion des médias.

« Je ne voulais pas être journaliste, en plus cela aurait nécessité une nouvelle formation. » 

Le métier demande de grandes capacités de sociabilité, et une volonté de contacts. Un chargé de presse peut être appelé à tout moment en cas d’urgence. Ceci demande donc une grande disponibilité et une certaine abnégation. C’est là qu’intervient la passion, indispensable pour accepter, et même apprécier les efforts qu’il demande : « ce boulot interdit de se dérober, il faut faire face jusqu’au bout et ne pas s’éparpiller ».

Pour préserver cette relation de proximité avec ses clients, Ludivine Plessy ne souhaite pas étendre son territoire d’activité trop au-delà du Luxembourg et de la Lorraine.

« Je veux que ma société reste à taille humaine, pour rester disponible auprès de mes clients et ne pas m’enfermer dans un bureau. »

Ludivine a créé son code déontologique de par ses expériences personnelles et sa connaissance du terrain. Elle fait évoluer ses pratiques, pour toujours mieux répondre aux besoins des clients et améliorer constamment ses relations.

Un métier en évolution

Si la base reste la même, le métier et les compétences auxquels il fait appel impliquent de s’adapter aux nouveaux besoins, aux nouvelles contraintes et aux nouveaux moyens de communiquer.

Ainsi, le métier se développe sur le volet du web, notamment avec l’explosion des réseaux sociaux, où il devient essentiel de surveiller et de maîtriser la diffusion des messages, repris dans les médias, échangés et commentés partout sur la toile. L’agence Keepcontact a d’ailleurs étoffé son activité dite « e-RP », et elle accompagne ses clients dans la définition de leurs besoins spécifiques en la matière, mais aussi dans le suivi des échos numériques de leur communication.

Le métier et les contraintes des journalistes ont aussi évolué. La sollicitation s’est intensifiée, le temps à consacrer à certains sujets s’est comprimé. Une agence de relation presse en qui ils ont confiance leur fait souvent gagner un temps précieux.

Enfin, de nouveaux métiers se créent dans le secteur, comme celui de « community manager », dont le terme est utilisé parfois à tort et à travers pour la partie « relations publiques » de l’activité d’une agence RP. Souvent confiées à des stagiaires, ces positions pourtant stratégiques dans les entreprises ne sont pas toujours bien comprises ou encadrées, et les responsabilités qui leurs incombent mal évaluées.

Les agences accompagnent donc les entreprises à définir ou à redéfinir les rôles de relations publiques, lorsqu’elles ne s’en voient pas confier tout simplement la charge.

En conclusion

Si le métier de chargé de relation presse peut sembler a priori accessible à tout le monde, il n’en est rien dans la réalité. Outre les facilités de contact et la grande écoute qui sont indispensables, il faut aussi bien d’autres qualités, un certain niveau de technicité, beaucoup de polyvalence, une bonne dose d’expérience et ne surtout pas compter ses heures si l’on veut s’y épanouir et réussir.


Pour aller plus loin : site internet de Keepcontact

Images : Focalize pour l’agence Keepcontact

Merci à Ludivine Plessy de nous avoir accordé cet entretien.

Chargé de relation presse : établir et garder le contact en Grande Région, publié le 01.03.2012, dans :

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